Stoły i krzesła wydają się najprostszą pozycją na liście organizatora. Wystarczy policzyć gości, zamówić odpowiednią liczbę siedzisk i wybrać stoły pasujące do charakteru wydarzenia. Problemy zaczynają się wtedy, gdy liczba uczestników zmienia się tuż przed imprezą, różne strefy potrzebują innego wyposażenia, a zamówione meble zajmują więcej miejsca, niż przewidziano na planie. Dobry wynajem zaczyna się więc od układu funkcjonalnego, a dopiero później od wyboru modelu.
Liczba gości to punkt wyjścia, nie gotowe zamówienie
Na przyjęcie z przypisanymi miejscami potrzeba co najmniej jednego krzesła dla każdej potwierdzonej osoby. Warto ustalić z wypożyczalnią możliwość niewielkiej rezerwy, szczególnie gdy lista zmienia się dynamicznie. Nie oznacza to zamawiania kilkudziesięciu przypadkowych sztuk „na wszelki wypadek”. Nadmiar zajmuje przestrzeń, generuje koszt transportu i wymaga magazynowania na miejscu.
Inaczej liczy się siedziska na konferencję, inaczej na koktajl. Podczas wydarzenia stojącego część gości rotuje między wysokimi stolikami, barem i strefą lounge. Nadal potrzebne są miejsca dla osób starszych, kobiet w ciąży oraz uczestników z niepełnosprawnościami. Oszczędność polegająca na niemal całkowitej rezygnacji z krzeseł może zmniejszyć komfort i skrócić czas, jaki goście spędzą na wydarzeniu.
Stoły okrągłe, prostokątne czy koktajlowe?
Okrągłe stoły sprzyjają rozmowie i są popularne na weselach oraz galach. Potrzebują jednak miejsca nie tylko na blat, ale też na krzesła odsunięte od krawędzi i przejście obsługi. Stoły prostokątne pozwalają budować długie ciągi, układ szkolny, podkowę albo klasyczny bankiet. Łatwiej wykorzystać nimi wąską salę lub namiot.
Wysokie stoliki koktajlowe sprawdzają się podczas networkingu, premier i krótszych spotkań. Nie powinny być jedynym rodzajem mebla, jeżeli wydarzenie trwa wiele godzin. Strefa miękkich siedzisk może z kolei wspierać swobodne rozmowy, lecz zajmuje stosunkowo dużo powierzchni w przeliczeniu na jednego użytkownika.
Najlepiej narysować układ w skali. Zaznacz wymiary blatów, głębokość krzeseł, przejścia, wejścia, bufet, scenę i wyjścia. Sam fakt, że dziesięć stołów mieści się geometrycznie na podłodze, nie oznacza jeszcze, że kelner przejdzie między nimi z tacą.
Styl powinien wynikać z rodzaju wydarzenia
Krzesła bankietowe są praktyczne przy dużej liczbie uczestników i konferencyjnym charakterze. Modele transparentne, złote lub inspirowane klasycznymi formami częściej pojawiają się na weselach i uroczystych kolacjach. Proste krzesła składane pasują do ogrodu, a hokery do stref barowych. Najważniejsza jest spójność – mieszanie kilku modeli bez wyraźnego podziału na strefy może wyglądać jak brak dostępności, nie zamierzona aranżacja.
Podobnie jest ze stołami. Obrus ukryje konstrukcję standardowego stołu bankietowego, więc nie zawsze warto płacić za dekoracyjny blat. Przy wydarzeniu bez tekstyliów sam wygląd mebla staje się ważniejszy. Organizator powinien zdecydować, za co płaci: funkcję, estetykę czy jedno i drugie.
Wypożyczalnia powinna pokazać realny wybór
Sama informacja „wynajmujemy krzesła i stoły” mówi niewiele. Przydatny katalog powinien zawierać wymiary, zdjęcia oraz warianty odpowiadające różnym formatom imprez. Dobrym przykładem rozbudowanej wypożyczalni mebli eventowych w Szczecinie jest Brand: w jej asortymencie znajdują się krzesła bankietowe, konferencyjne, ogrodowe i dekoracyjne, hokery, stoły prostokątne oraz okrągłe, stoliki koktajlowe, ławy, pufy i sofy. Taki przekrój pozwala najpierw zaprojektować strefy, a później dobrać do każdej właściwy typ mebla.
Naturalnie szeroki katalog nie gwarantuje dostępności każdego modelu w dowolnej liczbie i terminie. Przy większym evencie trzeba potwierdzić stan magazynowy, możliwą rezerwę oraz to, czy wszystkie egzemplarze pochodzą z jednej serii. Warto poprosić o próbkę albo obejrzeć meble na żywo, jeżeli kolor i wykończenie są kluczowe dla scenografii.
Transport i ustawienie są częścią kalkulacji
Kilkadziesiąt stołów i kilkaset krzeseł to nie jest zamówienie, które można odebrać przypadkowym samochodem. Ustal, kto odpowiada za załadunek, dostawę, wniesienie, ustawienie i odbiór. Sprawdź, czy obiekt ma windę, rampę, ograniczenia godzinowe lub daleką drogę od miejsca rozładunku.
Jeżeli meble trafiają do namiotu, dostawa powinna nastąpić po zakończeniu montażu konstrukcji i podłogi. Zbyt wczesny przyjazd oznacza oczekiwanie samochodu albo konieczność tymczasowego składowania. Zbyt późny skraca czas dekoratorom i obsłudze. W harmonogramie uwzględnij także rozstawienie zgodnie z planem — samo pozostawienie stosów krzeseł przy wejściu nie oznacza gotowej sali.
Znaczenie ma też czas trwania wydarzenia. Krzesło, które sprawdza się podczas czterdziestominutowej prezentacji, niekoniecznie będzie wygodne na całodzienną konferencję. Przy długim bankiecie liczy się stabilne oparcie i odpowiednia odległość od blatu. W strefie szybkiej rotacji ważniejsze mogą być łatwe czyszczenie i możliwość sprawnego przestawienia. Dobór mebli powinien więc uwzględniać nie tylko wygląd, ale również to, jak długo i w jaki sposób goście będą z nich korzystać.
Tekstylia i dodatki zmieniają efekt
Obrusy, pokrowce i skirtingi pozwalają ujednolicić standardowe meble, lecz również wymagają policzenia. Znaczenie mają wymiary stołów, długość zwisu, kolor, sposób mocowania i termin zwrotu. Zapytaj, czy tekstylia są przekazywane wyprane i wyprasowane oraz jak rozlicza się typowe zabrudzenia.
Przy stole potrzebne mogą być również szkło, porcelana, sztućce i elementy serwowania. Zamówienie ich razem ułatwia kontrolę liczby kompletów, ale nie zwalnia z przygotowania zestawienia. Catering powinien potwierdzić, czego dostarcza sam, aby nie opłacić podwójnie tych samych rzeczy.
Checklista przed potwierdzeniem zamówienia
Przed podpisaniem umowy sprawdź:
- ostateczną i rezerwową liczbę miejsc;
- modele, kolory oraz wymiary mebli;
- plan ustawienia z zachowaniem przejść;
- zakres transportu, wniesienia i montażu;
- godziny dostawy oraz odbioru;
- zasady dotyczące zabrudzeń, uszkodzeń i braków;
- dostępność tekstyliów oraz wyposażenia stołu;
- osobę odpowiedzialną za odbiór zamówienia na miejscu.
Wynajem krzeseł i stołów jest opłacalny nie tylko dlatego, że nie trzeba kupować i magazynować wyposażenia. Daje możliwość dopasowania układu do konkretnego wydarzenia. Warunkiem jest dokładne policzenie funkcji, a nie wyłącznie osób. Dobrze ustawione meble porządkują przestrzeń, ułatwiają obsługę i sprawiają, że uczestnicy intuicyjnie wiedzą, gdzie usiąść, rozmawiać i odpocząć.
Przed otwarciem sali warto wykonać ostatni obchód i sprawdzić stabilność każdego stołu, równe ustawienie rzędów oraz drożność wszystkich przejść.
Artykuł sponsorowany
